Bagian-bagian surat resmi adalah hal-hal penting yang harus ada dalam dokumen tersebut. Surat resmi merupakan jenis surat yang digunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi dan dibuat menggunakan bahasa formal atau baku.
Sebelum membuat surat resmi, Anda perlu mengetahui bagian apa saja yang tercantum dalam surat tersebut. Simak penjelasan di bawah ini.
Apa Itu Surat Resmi?
Dilansir situs Diskominfo Kabupaten Renjang, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari salah satu pihak dan ditunjukkan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi. Ada beberapa jenis surat, yaitu:
- Surat Resmi: Surat yang dibuat serta dipergunakan untuk kepentingan yang sifatnya resmi. Penulisan surat resmi bisa dilakukan oleh instansi, perseorangan, lembaga, serta organisasi.
- Surat Pribadi: Surat yang berisi kepentingan pribadi. Jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa tidak baku.
- Surat Dinas: Jenis surat resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh instansi ataupun lembaga pemerintah. Tujuannya untuk berbagai keperluan dinas.
- Surat Niaga: Surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan untuk tujuan bisnis ataupun perdagangan.
Bagian-bagian Surat Resmi dan Pengertiannya
Setiap surat memiliki bagian-bagian dengan fungsi yang berbeda. Bagian surat resmi tentunya berbeda dengan surat pribadi. Pada umumnya, surat resmi terdiri bagian-bagian sebagai berikut.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat digunakan sebagai indentitas lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat, terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu dengan fungsi untuk sebagai berikut:
- Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
- Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
- Memudahkan mencari surat apabila dibutuhkan lagi.
- Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
- Sebagai referensi bila diperlukan.
Contoh nomor surat: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT
- ZZZ = Kode Surat
- 001 = Nomor Surat Berurut
- GG-YYY = Kode Chapter
- PP = Kode Pengurus yang mengeluarkan
- XX = Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi (I, II, III, IV, V, dsb).
3. Tanggal, Bulan dan Tahun Surat
Tanggal, bulan, dan tahun di surat resmi harus ditulis lengkap. Fungsi tanggal surat itu sebagai alat pemberi informasi tentang waktu surat itu dibuat.
Contoh:
- 1 Maret 2022
- Deli Serdang, 1 Maret 2022.
4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu, seperti proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya perlu dituliskan kata 'lampiran' yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Lampiran berfungsi sebagai petunjuk dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
5. Hal atau Perihal Surat
Hal atau perihal dalam surat resmi bertujuan untuk memberitahu pembaca tentang topik dalam surat tersebut. Penulisan perihal lebih baik singkat, tetapi cukup bagi pembaca untuk mengetahui persoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.
6. Alamat Surat
Penulisan alamat pada surat resmi sebaiknya menyebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan 'Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona', tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis, maka ditulis tanpa didahului 'Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona'.
a. Ditujukan kepada perorangan
Contoh:
Yth. Bapak Ilhamuddin, S.Kom
Jln. Kolam
Medan Estate 39102
b. Ditujukan kepada nama jabatan
Contoh:
Yth. Direktur PT Mitra Sejahtera
Jln. Denai 39102
Denai, Medan
c. Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan
Contoh:
PT ALAT KACA
Jln. Kolam 39102
Medan Estate, Medan
Bagian-bagian surat resmi yang lain ada di halaman berikutnya.
(kny/imk)