.webp)
Pengelolaan arsip merupakan bagian dari indikator reformasi birokrasi yang terus diperkuat Kemensos, yang dibuktikan dengan predikat A dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
"Kemensos sudah dua kali melakukan pemusnahan arsip. Kali ini yang dimusnahkan total sebanyak 15.144 adalah arsip yang berada dalam 700 kotak. Arsip yang dimusnahkan dari Inspektorat Jenderal dan dari Ditjen Rehabilitasi Sosial," kata Kepala Biro Umum Kemensos, Adi Wahyono, dalam keterangan tertulis, Jumat (27/12/2019).
Menurut Adi, pemusnahan arsip dilakukan untuk mengurangi volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Selain itu, lanjutnya, juga sebagai efisiensi Pengelolaan Arsip Dinamis sehingga memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru.
Ia menekankan bahwa, pengelolaan arsip termasuk di dalamnya pemusnahan arsip, merupakan bagian dari agenda penting dalam reformasi birokrasi. Dalam pengelolaan arsip, performa Kemensos terus membaik.
"Alhamdulillah nilai kita terus meningkat. Tahun 2018, nilai pengawasan kearsipan Kementerian Sosial mencapai skor 76,20 (Baik) oleh ANRI. Tahun ini, nilai pengawasan kearsipan Kemensos meningkat menjadi 89,22 ('Memuaskan')," ucapnya.
Menurutnya, tantangan tata kelola arsip saat ini adalah cara pengelolaan arsip bisa menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan bisa menjawab tututan luas masyarakat yang kini sudah banyak didukung oleh perangkat digital. Ke depan, imbuh dia, pengelolaan arsip harus mencirikan suatu pengelolaan pemerintahan yang modern yang berbasis digital pula.
"Jadi di mana pun pejabat berada bisa membaca, mendisposisi, dan memberikan feedback kepada rekan kerja. Dengan demikian tugas pemerintahan bisa semakin mudah dan efektif dikelola," ujarnya.
Kementerian Sosial mendorong pembangunan sistem kearsipan dengan basis digital, sebagai bagian dari upaya menciptakan tata kelola pemerintah yang lebih modern. Dengan pengelolaan arsip berbasis digital, kata dia, diharapkan para pejabat akan lebih tepat dalam mengambil keputusan.
"Ini juga akan memudahkan pimpinan mencapai visi dan misi kelembagaan," tukasnya.
Penerapaan sistem kearsipan berbasis digital sejalan dengan Peraturan Presiden Nomor 95 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Regulasi ini merupakan platform kebijakan bagi setiap Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan SPBE, dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mewujudkan keterpaduan penyelenggaraan SPBE secara nasional.
Salah satu bagian penting di dalam Perpres SPBE adalah percepatan implementasi SPBE di bidang kearsipan, yaitu penerapan kearsipan berbasis elektronik yang terintegrasi antar-Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.
"Dalam hal ini pengembangan kearsipan berbasis elektronik dapat difokuskan pada penerapan sistem korespondensi berbasis elektronik atau disebut e-office," ungkapnya.
Kemensos terus meningkatkan kinerja pengelolaan kearsipan dengan berbagai upaya. Di antaranya dengan mengembangkan riset dan pengembangan kapasitas SDM yang didukung oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial dan juga dengan ANRI.
"Sudah dua angkatan yang didik. Ke depan akan disusun indikator-indikator kinerja, dan diharapkan semakin meningkatkan kinerja birokrasi," harapnya.
Dalam kesempatan sama, Direktur Akuisisi ANRI Bambang Surowo menyatakan pemusnahan arsip sejalan dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. ANRI juga telah menerima surat permohonan pemusnahan arsip dari Kemensos.
"Kami melakukan assessment terhadap arsip tersebut. Dan arsip yang dimusnahkan pada hari ini pada dasarnya merupakan arsip yang sudah mendapat persetujuan Kepala ANRI," kata Bambang.
Menurutnya, tujuan pemusnahan arsip bukan sekedar untuk mengurangi volume arsip, tapi juga yang tak kalah penting adalah untuk menyelamatkan arsip yang masih berguna.
"Jadi jangan sampai arsip yang masih berguna ikutan musnah," tegasnya.
Hadir dalam kesempatan ini Kepala Biro Keuangan Mira Riyati Kurniasih, Direktur Rehabiltasi Sosial Lanjut Usia Andi Hanindito, Kepala Biro Hukum Sanusi, Sekretaris Ditjen Linjamsos Noviantari, Sekretaris Ditjen Dayasos Arif Nahari, dan Sekretaris Itjen Toto Restuanto.
(mul/mpr)
