Membincang Strategi Pelindungan dan Penyelamatan Dokumen

Jakarta - Meletusnya Gunung Sinabung di Sumatera Utara, Gunung Kelud di Jawa Timur, banjir (bandang) di Sulawesi Utara dan Jakarta menjadi bukti kesekian kalinya yang menguatkan bahwa Indonesia adalah negara rawan bencana.

Dengan kondisi alam yang demikian rupa, membuat Indonesia menjadi âАЬrumahâАЭ bagi berbagai bencana. Banjir, gempa bumi, gunung meletus, kebakaran hutan dan lain-lain.

Dengan kondisi yang demikian itu tentunya perlu usaha penyiasatan agar dampak dari bencana tersebut tidak meninggalkan jejak kerusakan yang hebat.

Para penduduk relatif aman karena telah tersedia tempat pengungsian yang akan menampung. Namun, bagaimana nasib dokumen-dokumen (baca:arsip) milik negara?

Dampak destruktif dari bencana akan melenyapkan arsip yang pada dasarnya merupakan bukti akuntabilitas kinerja pemerintahan dan hak keperdataan rakyat, sekaligus catatan memori akan suatu peristiwa.

Sistem kearsipan merupakan solusi bagi tiadanya kepastian akan nasib arsip. Dengan penyelenggaraan sistem kearsipan, dampak buruk dari bencana akan dapat diminimalisasi.

Salah satu pendukung sistem kearsipan adalah depot arsip. Dalam standard manajemen arsip dari bencana (Ted Ling, 2003) depot menjadi unsur yang penting.

Depot adalah bangunan untuk memelihara dan melindungi arsip yang tersimpan didalamnya. Dengan standard yang disesuaikan dengan kondisi lingkungan eksternal dan internal membuat depot arsip mampu menjadi rumah pelindungan bagi arsip.

Tapi coba lihat kondisi dilapangan, dari 33 provinsi hanya sekitar 7 provinsi yang sudah memiliki depot arsip. Hal ini tentunya masih jauh dari ideal.

Jika hanya mengandalkan depot yang kini ada tentunya sangat tidak representatif.

Apalagi ada masalah mengenai lembaga pusat yang memiliki perwakilan vertikal seperti lembaga yang membawahi bidang Hukum dan Hak Azazi Manusia (Hukum & HAM), Agama, Keuangan, Kepolisian, Kejaksaan, Pertahanan, Pertanahan, Keluarga Berencana (ditingkat provinsi), Statistik, Pengadilan dan lain-lain.

Dari hasil kajian yang telah dilakukan oleh Pusjibang Siskar tahun 2011, diketahui bahwa pihak lembaga vertikal di daerah menunggu-nunggu adanya depot yang dimiliki oleh Arsip Nasional RI (ANRI) untuk menyimpan arsip mereka.

Selain itu mayoritas informan menilai bahwa jika terjadi bencana yang direkomendasikan oleh mereka untuk pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana adalah depot arsip inaktif yang dimiliki oleh ANRI.

Dalam pasal 21 UU. No.43/2009 tentang kearsipan jelas tertulis bahwa untuk kepentingan penyelamatan arsip pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan berbangsa dan bernegara ANRI dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang berfungsi sebagai penyimpanan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan.

Implementasi atas pasal 21 ini menurut penulis urgent dengan konteks negara Indonesia sebagai negara rawan bencana. Persoalannya adalah ANRI dalam pengimplementasian pasal 21 tersebut tidak bisa sendiri, melainkan butuh dukungan segenap pihak agar pasal tersebut tidak sekedar berbunyi secara tertulis, namun benar-benar ada dalam ruang nyata.

Penting juga untuk disampaikan bahwa dalam kapasitasnya sebagai lembaga kearsipan nasional, ANRI tidak sekedar berhenti berperan dalam penanganan depot ini.

ANRI sejatinya berperan dalam setiap alur penanggulangan bencana dengan berfokus pada pelindungan dan penyelamatan arsip.

Maka itu depot sebagai salah satu infrastruktur pendukung di dalamnya, menjadi tidak bisa dinihilkan. Sudah saatnya kini, setiap elemen untuk peduli dengan pelindungan dan penyelamatan arsip.

Kepedulian tersebut dapat dimplementasikan dengan menjalankan sistem kearsipan.

Dan bagi setiap pemerintah daerah saatnya untuk mulai menginvestasikan diri pada pembangunan depot sebagai infrastruktur pendukung pelindungan dan penyelamatan arsip dalam konteks arsip daerahnya.

Sementara untuk pemerintah pusat, mulailah konsern untuk berinvestasi dengan memberikan sokongan bagi ANRI dalam mengimplementasikan pasal 21 UU. No.43/2009 tentang kearsipan demi pelindungan dan penyelamatan arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban nasional di daerah-daerah
Uraian ini ingin menegaskan bahwa pembangunan infrastruktur pendukung pelindungan dan penyelamatan arsip, khususnya depot arsip, merupakan investasi jangka panjang yang akan berdampak besar bagi terpelihara dan terjaganya arsip yang sejatinya merupakan aset itu dari kerusakan yang diakibatkan oleh bencana.

*Penulis adalah Peneliti di Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan (Pusjibang Siskar)


Harry Bawono
feuerbaw@gmail.com

(wwn/wwn)