Banyak orang mengaku tidak punya waktu. Lucunya, mereka tidak punya waktu untuk melakukan hal-hal yang efeknya akan memberi mereka waktu luang. Di tempat kerja, saya mengajak para manajer untuk melatih para bawahan mereka. Mereka enggan. Alasannya, "Kami sibuk, tidak punya waktu untuk pelatihan."
Lalu saya ajak mereka untuk memeriksa kenapa mereka sibuk. "Ya, karena banyak pekerjaan yang harus saya lakukan. Banyak masalah mesin, kualitas produk, dan sebagainya. Jadi harus turun tangan menyelesaikannya," kata mereka.
Saya lanjutkan bertanya. "Kenapa banyak masalah?" Kata mereka, karena banyak karyawan bawahan mereka yang skill-nya belum memadai, dan tidak disiplin. Perawatan mesin yang harus dilakukan, tidak dilakukan. Yang dilakukan pun banyak yang kurang sempurna, sehingga menimbulkan masalah.
Pertanyaan masih saya teruskan. "Kenapa bawahan Anda tidak disiplin dan rendah skill-nya?" Aha, dia menemukan jawabannya. "Karena tidak saya latih."
Yang dilakukan oleh para manajer tadi adalah merespons kejadian-kejadian di Kuadran I dalam skala prioritas yang digambarkan oleh Stephen Covey dalam 4 kuadran. Covey membagi skala prioritas dalam 4 kuadran berdasarkan kriteria penting dan mendesak. Kuadran I berisi hal-hal yang penting dan mendesak. Kuadran II berisi hal-hal yang penting tapi tidak mendesak. Kuadran III: tidak penting tapi mendesak. Kuadran IV: tidak penting, tidak mendesak.
Orang akan cenderung merespons hal-hal yang mendesak. Kenapa? Merespons hal mendesak tidak memerlukan kreativitas. Yang penting bertindak, dan segera. Segera ambil tindakan, segera selesaikan. Menyelesaikan masalah yang mendesak segera tampak sebagai prestasi.
Adapun hal-hal yang penting memerlukan pikiran mendalam serta kreativitas untuk meresponsnya. Untuk membuat para bawahan menjadi terampil dan disiplin seorang manajer perlu punya pengetahuan dan keterampilan melatih, merancang pendekatan yang efektif, dan sebagainya. Itu adalah jalan panjang. Ketimbang melakukan itu, lebih cepat bila ia melakukan sendiri saja pekerjaan itu. Karena itu, sekali lagi, menangani pekerjaan-pekerjaan mendesak lebih menarik.
Karena keasyikan merespons hal-hal mendesak, banyak orang yang sebenarnya berkutat di Kuadran III: melakukan hal-hal yang mendesak, tapi sebenarnya tidak penting. Pokoknya, apa yang terlihat di hadapannya, segera dia kerjakan, tanpa memikirkan apakah itu penting atau tidak. Itu ibarat orang yang berbelok di setiap persimpangan jalan, tanpa tahu ia hendak menuju ke mana.
Lebih parah lagi, ada pula yang terjebak untuk menghabiskan waktu untuk mengerjakan hal-hal yang tidak penting, tidak pula mendesak. Jadi, banyak orang yang sibuk, tidak punya waktu, sebenarnya ia hanya tak pandai mengelola waktu. Waktu yang tersedia tidak dipakai untuk mengerjakan hal-hal yang bisa membebaskan dia dari beban. Hal-hal ini adalah hal-hal yang ada di Kuadran II: penting tapi tidak mendesak.
Meningkatkan kemampuan atau skill diri, membuat perencanaan, melatih bawahan, adalah contoh hal-hal yang tidak mendesak, tapi sangat penting. Prioritas tertinggi harus diberikan kepada kegiatan-kegiatan ini. Bila hal-hal ini dilakukan, berbagai kekacauan yang memaksa kita untuk mengambil tindakan darurat, hal-hal mendesak, akan berkurang sangat banyak.
Dalam sebuah pelatihan saya ajak para manajer untuk memetakan kegiatan mereka dalam 4 kuadran tadi. Setelah benar-benar dipaparkan, ternyata mereka bahkan tidak sibuk sama sekali. Tadinya saya duga Kuadran I punya mereka penuh. Saya berniat membimbing mereka untuk mengurainya, agar tersisa banyak waktu untuk Kuadran II. Ternyata tidak begitu. Mereka hanya berilusi bahwa mereka sibuk.
Itu terjadi pada banyak orang. Orang merasa sibuk dengan mengingat banyaknya hal yang harus mereka kerjakan. Mereka mengingat saat-saat mereka harus kerja pontang-panting, tapi mengabaikan saat-saat di mana mereka sangat santai. Mereka tidak sibuk, hanya berilusi saja.
Banyak orang yang merasa sibuk, sebenarnya hanya tidak bisa mengelola waktu saja. Waktunya habis dipakai untuk mengerjakan hal-hal yang tidak penting. Atau, untuk mengulangi pekerjaan-pekerjaan gagal. Kenapa gagal? Lagi-lagi masalah Kuadran II: gagal karena tidak terampil, tidak terampil karena tidak berlatih, tidak berlatih karena tidak menyediakan waktu untuk berlatih.
"Saya tidak punya waktu" sering jadi alasan untuk tidak melakukan sesuatu. Ada orang-orang yang selalu punya waktu untuk hal-hal penting. Padahal kita semua punya waktu yang sama, 24 jam sehari. Tidak ada orang yang punya 25 jam sehari. Yang punya waktu adalah orang yang pandai mengalokasikan waktunya.
Bila Anda anggap sesuatu itu penting, pasti Anda akan sediakan waktu untuk melakukannya. Bayangkan kalau hari ini Anda ditelepon oleh ajudan Presiden, yang meminta Anda untuk menghadap Presiden di Istana Negara. Apa yang akan Anda lakukan? Mungkin Anda akan membatalkan seluruh jadwal Anda hari ini. Kenapa? Karena menghadap Presiden adalah hal yang sangat penting bagi Anda.
Sebaliknya, bila ada seseorang menelepon, mengajak bertemu, atau melakukan sesuatu, tapi Anda anggap itu tidak penting. Bahkan meski pun Anda punya waktu, Anda akan mencari alasan untuk mengatakan bahwa Anda tidak bisa bertemu dia.
Begitulah sebenarnya prinsip pengelolaan waktu. Kalau Anda berkata "tidak punya waktu" terhadap suatu hal, Anda sebenarnya sedang mengatakan bahwa hal itu tidak penting. Tak peduli pengakuan verbal Anda mengklaim bahwa itu penting bagi Anda, penempatan prioritas Anda lebih jujur mengatakan fakta sebenarnya.
Atau, sebenarnya Anda menganggapnya penting, tapi Anda malas untuk menjalani prosesnya. Seperti pada kasus yang saya ceritakan di awal tadi, melatih orang adalah pekerjaan yang membutuhkan tenaga intelektual dan fisik. Menambah ilmu juga begitu. Anda sebenarnya punya waktu untuk melakukannya, tapi Anda enggan. Anda ingin santai-santai saja.
Dalam banyak kasus ketika seseorang berkata bahwa dia tidak punya waktu, keadaan sebenarnya tidak begitu.
Hasanudin Abdurakhman profesional di sebuah perusahaan Jepang di Indonesia
