DetikNews
Jadilah bagian dari Kolomnis detikcom
Kirimkan tulisan Anda seputar opini, gagasan, sudut pandang, dan peristiwa yang terjadi disekitar Anda. Dapatkan poin dan dapatkan kesempatan untuk menjadi bagian dari Kolomnis detikcom.
Senin 11 Maret 2019, 10:58 WIB

Kolom Kang Hasan

Keluar dari Jepitan Kesibukan

Hasanudin Abdurakhman - detikNews
Keluar dari Jepitan Kesibukan Hasanudin Abdurakhman (Ilustrasi: Edi Wahyono/detikcom)
Jakarta - Kesibukan mendera banyak orang. Karena sibuk, orang sampai tak punya waktu untuk hal-hal dasar dan fundamental, seperti untuk berkumpul bersama keluarga, dan menjaga kesehatan. Kalau sudah sampai ke tingkat itu, seharusnya seseorang bertanya, untuk apa ia bekerja. Apapun yang ia hasilkan dari pekerjaan itu, rasanya jadi tidak lagi bermakna, kalau sudah merusak dua hal fundamental tadi, yaitu keluarga dan kesehatan.

Apa yang membuat orang jadi sangat sibuk? Ada banyak sebabnya. Salah satunya, orang berada atau bekerja dalam organisasi yang tidak manusiawi. Yaitu memberi beban kerja berlebihan kepada anggotanya. Banyak pemimpin perusahaan atau organisasi yang salah mengira, seolah memberi beban berlebihan kepada karyawan itu adalah suatu bentuk efisiensi.

Sebab lain, pekerjaan tidak seimbang, artinya mekanisme organisasi tidak berjalan. Seseorang mengerjakan lebih banyak pekerjaan, yang gagal dikerjakan oleh orang lain. Atasan mengerjakan pekerjaan bawahan, atau sebaliknya bawahan harus mengerjakan pekerjaan atasannya yang tak becus. Bahkan sering pula terjadi, seseorang kehabisan waktu karena ia juga harus mengerjakan pekerjaan rekan kerja.

Organisasi seperti itu harus melakukan peninjauan dan perombakan, agar bisa menjadi organisasi yang manusiawi. Kalau Anda kebetulan berada di situ, Anda harus mendorong agar terjadi perbaikan iklim kerja. Kalau ternyata mustahil, patut Anda pertimbangkan untuk keluar dari situ.

Namun tidak jarang pula orang sibuk berlebihan semata karena ia tidak pandai mengelola prioritas. Ia kehabisan waktu karena mengerjakan hal-hal yang sama sekali bukan prioritas. Kesibukannya sama sekali bukan kesibukan yang produktif. Ia hanya menjadikan dirinya pekerja rodi. Parahnya, penyakit yang sama tidak hanya diderita oleh individu, tapi menjadi penyakit organisasi. Orang-orang dalam organisasi itu sibuk tidak karuan, organisasi sibuk keterlaluan, mengerjakan hal-hal yang tidak produktif.

Stephen Covey mengajarkan untuk membagi kegiatan dalam empat kategori atau kuadran, berbasis pada sifat penting dan mendesak. Kuadran Satu adalah kegiatan yang penting sekaligus mendesak. Ini ibarat krisis, ada kecelakaan atau kebakaran, harus ditangani segera, kalau tidak bisa menimbulkan kerusakan atau menghancurkan.

Kuadran Dua adalah yang penting, tapi tidak mendesak. Kuadran ini berisi hal-hal strategis yang bisa disiapkan jauh-jauh hari. Kalau hal-hal ini dilakukan, ia bisa mencegah berbagai krisis yang muncul sebagai agenda di Kuadran Satu. Contohnya, pembuatan aturan main dan mekanisme organisasi, serta melatih orang untuk menjalankannya. Perencanaan juga masuk kuadran ini. Dalam hal personal, berolah raga dan menjaga kesehatan juga masuk di kuadran ini.

Kuadran Tiga dan Empat berisi hal yang tidak penting, baik yang bersifat mendesak (Kuadran Tiga), maupun yang tidak mendesak (Kuadran Empat). Di dalamnya ada kegiatan-kegiatan yang tidak produktif, tapi membuat orang asyik, sampai mengabaikan banyak hal penting. Misalnya, ngobrol atau chatting, main media sosial, menonton TV, dan sejenisnya.

Orang yang terjerat kesibukan biasanya adalah orang yang tidak bisa membagi alokasi waktunya berdasarkan sistem ini. Ia menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengerjakan hal-hal yang mendesak. Semua harus dikerjakan segera. Semua hal yang ia kerjakan adalah hal-hal di Kuadran Satu. Celakanya, boleh jadi ia sebenarnya tidak mengerjakan hal-hal di Kuadran Satu, melainkan Kuadran Tiga. Hal-hal yang penting dan tidak penting tercampur, ia tidak memilahnya. Ia mengira sedang mengerjakan hal-hal penting, padahal tidak.

Sementara itu, karena kesibukan tadi, ia mengabaikan hal-hal di Kuadran Dua. Itu jadi lingkaran setan. Karena sibuk, hal-hal di Kuadran Dua diabaikan, yang akibatnya adalah banyak hal yang dikerjakan tanpa sistematika, tidak efisien, tidak produktif. Akibat lanjutannya, semakin banyak kekacauan dan krisis, menumpuk di Kuadran Satu.

Untuk mengurai semua itu, Anda secara organisasi maupun individu perlu melakukan diagnosis terhadap diri atau organisasi Anda. Pekerjaan yang paling sering Anda lakukan masuk kategori mana. Buatlah daftar pekerjaan yang Anda anggap penting serta mendesak, misalnya yang Anda prioritaskan untuk dikerjakan segera, yang tenggat waktunya mengimpit Anda, selama seminggu atau sebulan terakhir.

Kemudian, buatlah daftar hal-hal penting yang tidak mendesak, hal-hal yang sifatnya jangka panjang. Misalnya, membaca buku, ikut kursus manajemen, melanjutkan kuliah, olah raga, untuk hal-hal yang sifatnya individu. Yang bersifat organisasi misalnya, merumuskan SOP atau aturan kerja, membuat rencana, melatih bawahan, dan sebagainya. Perhatikan betapa hal-hal itu sering Anda tunda dan Anda sisihkan.

Periksa ulang hal-hal dari daftar yang Anda buat pertama kali tadi. Tanyakan, kenapa itu harus dilakukan, untuk apa tujuannya. Apa akibatnya bila hal itu tidak dilakukan. Kalau ternyata tidak ada alasan khusus, kalau ditinggalkan atau ditunda pun tidak menimbulkan masalah yang besar, atau masalahnya bisa diatasi, pindahkan kegiatan itu ke Kuadran Tiga. Lakukan diagnosis itu terhadap semua kegiatan dalam daftar tadi.

Hasil diagnosis ini diharapkan mengosongkan Kuadran Satu. Bila benar-benar diperlukan, alokasikan sekitar 20-30% saja dari waktu Anda untuk hal-hal di Kuadran Satu. Yang terbaik, tekan hingga di bawah 20%. Lalu perbanyaklah kegiatan di Kuadran Dua. Perkaya diri Anda dengan pengetahuan strategis, susun mekanisme dan rencana kerja, latih tim Anda untuk bekerja efektif dan efisien.

Jaga kesadaran Anda dan organisasi untuk tidak larut ke kebiasaan lama. Deteksi dan sadari kegiatan yang masuk Kuadran Tiga dan Empat. Kalau Anda sedang asyik melakukan sesuatu, tanya diri Anda, atau tim Anda, apakah Anda tidak sedang mengerjakan hal-hal di Kuadran Tiga dan Empat. Kalau iya, segera akhiri dan tinggalkan. Carilah kegiatan dari Kuadran Dua.

Selamat mencoba!

Hasanudin Abdurakhman cendekiawan, penulis dan kini menjadi seorang profesional di perusahaan Jepang di Indonesia

(mmu/mmu)
Tulisan ini adalah kiriman dari pembaca detik, isi dari tulisan di luar tanggung jawab redaksi. Ingin membuat tulisan kamu sendiri? Klik di sini sekarang!
Kontak Informasi Detikcom
Redaksi: redaksi[at]detik.com
Media Partner: promosi[at]detik.com
Iklan: sales[at]detik.com
News Feed