Melihat e-Office Disdik Pangkalpinang, Kini Tak Ada Lagi Surat Menumpuk

Pangkalpinang - Dinas Pendidikan (Disdik) Kota Pangkalpinang terus berinovasi untuk mendukung kemajuan sistem pendidikan di ibu kota Provinsi Kepulauan Bangka Belitung itu. Setelah pembelajaran berbasis internet, Disdik menerapkan e-office untuk urusan administrasi internal.

Kadisdik Kota Pangkalpinang Edison Taher menjelaskan, e-office merupakan aplikasi yang dibuat untuk urusan kantor, dalam hal ini surat menyurat. Dengan adanya e-office, surat-surat yang masuk ke Disdik Kota Pangkalpinang dapat segera diproses dan tidak menumpuk lama.

"Jadi kami bisa disposisikan surat hanya melalui aplikasi di smartphone. Sehingga cepat dan bisa dilakukan di mana saja. Misalnya saya sedang tugas ke Jakarta, Kabid saya ke Medan, lalu kasie ke Palembang, tetap tidak masalah, pekerjaan tidak terhambat," terang Edison di kantornya, kompleks perkantoran Wali Kota Pangkapinang, Girimaya, Pangkalpinang, Babel, Selasa (2/8/2016).

Setiap surat yang masuk ke Disdik discan kemudian diupload di aplikasi e-office. Staf administrasi lalu mengirimkan surat tersebut kepada bidang terkait, yang kemudian diteruskan ke atasan mereka hingga ke pimpinan tertinggi yakni Kepala Dinas (Kadis) Pendidikan. Jika ada revisi, kadis, kabid atau kasie dapat mengembalikan surat tersebut ke jajaran di bawahnya untuk diperbaiki.

"Mereka (staf administrasi) ngonsep, direvisi kemudian dikirimkan ke kasie. Misalnya masih ada perbaikan, dikembalikan lagi, kalau sudah benar baru naik ke kabid. Baru ke saya. Semuanya online," terang Edison.

Foto: Nur Khafifah/detikcom

Setiap pergerakan surat juga terekam sehingga dapat dimonitor bersama. Menurut Edison, sistem e-office ini baru diterapkan sejak setahun yang lalu. Disdik Kota Pangkalpinang terinspirasi dari Pustekkom Kemdikbud yang telah lebih dahulu menerapkan sistem tersebut. Ke depan, e-office akan lebih diperluas tak hanya untuk urusan surat menyurat, namun bisa juga untuk data administrasi pegawai.

Selain e-office, Disdik Kota Pangkalpinang juga menerapkan SMS gateway untuk pemberitahuan hal-hal yang bersifat mendadak. Sementara untuk pemberitahuan resmi yang sifatnya harian biasanya dikirimkan melalui email.

"Jadi kita harus respons cepat. Zaman sekarang kalau lambat-lambat, kita mana bisa maju," kata Edison.

Foto: Nur Khafifah/detikcom

Pendidikan di Kota Pangkalpinang memang terbilang paling maju dibanding daerah lain di Bangka Belitung. Bahkan hasil UN tahun ini, Kota Pangkalpinang menempati urutan kedua nasional, di bawah DI Yogyakarta. Sekolah-sekolah di Pangkalpinang sudah banyak melakukan pertukaran pelajar dengan negara-negara lain, seperti Amerika dan China.

Untuk China, beberapa sekolah di Pangkalpinang sudah menjalin MoU sister school dengan kota Nanning di Provinsi Guangxi. Mereka memasukkan bahasa Indonesia sebagai mata pelajaran bahasa asing. Sebaliknya, sekolah di Pangkalpinang menjadikan bahasa Mandarin sebagai bahasa ketiga yang dipelajari setelah bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.

Pusat kendali e-Office Disdik Pangkalpinang

(khf/trw)