Layanan Visa Kita Sejajar Amerika

Den Haag - Proses pengurusan visa butuh waktu empat belas hari? Hm, kuno! Di KBRI Den Haag visa bisa selesai satu hari, bahkan aplikasi dilakukan online sejajar AS dan Inggris.

Para tamu asing pemohon visa antre memanjang, sebagian hiruk-pikuk mengisi formulir di ruang tunggu. Selanjutnya di balik tembok berkas dikerjakan secara manual, dua minggu kemudian visa baru jadi. Berkas-berkas lalu disimpan, menumpuk di gudang arsip.

Cara-cara kuno dan sangat tidak efisien itu sudah menjadi masa lalu di KBRI Den Haag. Kantor perwakilan RI beralamat di Tobias Asserlaan 8 Den Haag ini telah beralih ke sistem online yang jauh lebih efisien.

Pemohon mengisi sendiri permohonan visa secara online di visa4indonesia.nl, sudah sejajar dengan perwakilan AS dan Inggris atau negara maju lainnya. Bahkan layanan ini jauh lebih cepat, sehari jadi. Juga pembayaran visa tidak lagi dengan cash. Sayang sekali, inovasi ini belum meraih sertifikat ISO.

Kepada Eddi Santosa dari detikcom, Atase Imigrasi Rudhy Chaidir menjawab berbagai pertanyaan pada senja awal musim panas yang hangat, seusai main pingpong bersama masyarakat di kebun belakang KBRI, Rabu (24/6/2009) lalu.

Apa yang melatari keputusan Anda merombak sistem layanan imigrasi dari manual ke sistem berbasis otomatisasi dan online?

Sangat simpel: soal efisiensi dan citra. Pada saat saya datang bertugas di KBRI Den Haag di 2005 itu permohonan visa rata-rata 500 sampai 700 per hari. Ada 8 orang staf ditambah 2 tenaga honorer di layanan visa dan 2 orang di paspor.

Tapi semua pekerjaan dilakukan dengan manual. Bayangkan, 500 sampai 700 orang setiap hari harus dientri datanya. Akibatnya waktu tersita untuk memproduksi visa, pelayanan juga jadi lama sampai 14 hari. Stres. Hari-hari saya juga terkonsentrasikan semata-mata untuk pelayanan visa ini.

Sehingga saya berfikir alangkah baiknya kalau bisa diciptakan sistem komputerisasi, yang dapat mengikis ketidakefisienan dari cara manual tadi. Saya ingin mengubah citra pelayanan menjadi lebih cepat, ramah, efisien dan moderen.

Kapan tercetus gagasan itu dan kapan realisasinya?  

Alhamdulillah, mulai 2007 keinginan itu dapat saya wujudkan berupa sistem aplikasi visa online. Prosesnya terhitung cepat, karena pimpinan mendukung gagasan ini.

Apa manfaat yang bisa langsung dirasakan?

Beban stres berkurang drastis. Staf saya tidak perlu lagi mengentri data para pemohon, melainkan pemohon sendiri yang mengisikan data mereka sendiri secara online. Mereka dapat melakukannya dari mana saja, kapan saja, dan di mana saja, bahkan di dalam perjalanan di mobil pun bisa, asal ada koneksi internet.

Kami tinggal melakukan verifikasi atau mengedit seperlunya data-data yang keliru. Staf saya jauh lebih nyaman dalam bekerja. Mereka juga tidak lagi dipusingkan dengan pengurusan uang cash, karena semua pembayaran dilakukan dengan PIN dan kami setorkan ke KBRI juga dengan internet banking. Pemohon nyaman, kami pun nyaman. Sedangkan jumlah staf sekarang bisa dikurangi dari 10 menjadi cukup 3 saja.

Konsentrasi saya ke visa juga jauh lebih berkurang. Saya bisa memikirkan yang lain, hubungan dengan masyarakat jauh lebih intensif, termasuk dengan instansi terkait.
 
Dengan sistem ini berapa lama warga asing harus menunggu sampai visa Indonesia mereka terima di tangan?

Dalam satu hari selesai, dengan catatan pemohon melengkapi data yang diperlukan. Jika semua data lengkap, sehari selesai. Ini efisiensi luarbiasa dan bisa menaikkan citra bangsa dan negara kita.

Sejak kapan layanan visa sehari langsung jadi itu Anda tetapkan sebagai standar pelayanan?

Tepatnya sejak 1 April 2009. Awalnya setelah sistem online ini jadi, saya baru berani mempercepat pelayanan dari cara lama 14 hari menjadi 7 hari. Pertimbangannya karena staf saya perlu lancar dulu menguasai operasional sistem. Tahun 2008, Pak Dubes minta layanan visa dipercepat jadi 3 hari. Saya sanggupi. Dan terakhir saya ditantang lagi apa sanggup visa selesai satu hari. Tantangan itu sudah terjawab.   

Apa dengan peningkatan pelayanan visa ini ada perubahan tarif?

O, tidak. Peningkatan pelayanan ini tetap dengan tarif sama sesuai dengan PP Nomor 38 Tahun 2009 tentang tarif-tarif di lingkungan Dephum dan HAM. Tarif visa untuk masa di atas satu bulan EUR45,00. Untuk visa di bawah satu bulan, pemohon kami alihkan ke Visa on Arrival, langsung datang ke Indonesia.

Ada rencana untuk meng-ISO-kan pelayanan versi baru ini?

Ini memang satu tuntutan yang belum bisa saya wujudkan. Dubes sudah meminta saya agar pelayanan keimigrasian yang online dan computerized ini di-ISO-kan. Rupanya ini membutuhkan waktu yang banyak. Karena ternyata gedung KBRI Den Haag ini masuk kategori gedung perumahan, bukan gedung perkantoran.

Hal ini sudah saya bahas dengan kawan-kawan lain, terutamma di bagian perlengkapan. Kalau pelayanan keimigrasian mau di-ISO-kan, cobalah sarana-sarana yang ada seperti WC, pintu masuk, ruang tunggu, ruang kerja, itu standar internasional. Dan kawan-kawan juga sudah mulai bekerja, saya harapkan pengganti saya bisa melanjutkan, agar sistem pelayanan visa KBRI Den Haag ini bisa meraih sertifikat ISO.

Anda sebentar lagi akan meninggalkan Belanda. Jika menengok ke belakang, apa masih ada sesuatu yang mengganjal perasaan atau pikiran Anda?

Saya sebenarnya juga berkeinginan agar pelayanan untuk WNI, dalam hal ini paspor, juga bisa sama cepat dan online seperti layanan visa untuk orang asing. Karena keterbatasan waktu, sayang sekali hal ini belum bisa direalisasikan.

Rudhy Chaidir, Atase Imigrasi KBRI Den Haag
Lahir: Jakarta, 04 Mei 1954, Pendidikan Formal: F.E Universitas Pancasila Jakarta (1980), Tanda Jasa dan Penghargaan: Satya Lencana Karya Satya (1998), Parama Karya Pengayoman (1997), Parama Karya Pengayoman (1996).

(es/es)